AVG en alarmeringen: dit moet je weten

Of je u verantwoordelijk bent voor een BHV-organisatie, werkt in de zorg of in een crisisorganisatie, zodra je mensen alarmeert verwerk je persoonsgegevens. Telefoonnummers, roosters en locatie gegevens. Het valt allemaal onder de AVG. In dit artikel lees je waar je op moet letten en hoe je AVG-proof alarmeert zonder in te leveren op snelheid of veiligheid.

Wat vraag de AVG van je?

Geldige grondslag

Je mag persoonsgegevens niet zomaar gebruiken voor alarmering. De AVG vereist altijd een geldige reden. De meest voorkomende grondslagen zijn:

• Toestemming van de betrokkene
• Wettelijke verplichting, zoals een verplicht BHV-plan
• Vitaal belang, in acute situaties waarbij iemands leven gevaar loopt
• Gerechtvaardigd belang, als het alarmeringsbelang zwaarder weegt dan het privacybelang

Leg vast welke grondslag je gebruikt. Dat beschermt jou en de mensen die je alarmeert.

Transparantie

Vertel medewerkers, bewoners of andere betrokkenen welke gegevens je opslaat, waarom, hoe lang en wie er toegang toe heeft. Een heldere, begrijpelijke privacyverklaring is geen luxe, maar een verplichting.

Dataminimalisatie en actuele lijsten

Sla alleen op wat je écht nodig hebt. Voor de meeste alarmeringslijsten zijn naam en telefoonnummer voldoende. En ruim regelmatig op: oud-medewerkers, vertrokken bewoners en verlopen nummers horen niet thuis in een actief systeem. Verouderde lijsten zijn een van de meest voorkomende AVG-overtredingen.

Beveiliging en datalekken

Beperk de toegang tot alarmeringsgegevens tot wie ze echt nodig heeft. Gebruik sterke wachtwoorden, tweefactorauthenticatie en versleuteling. Mocht er toch iets misgaan, dan heb je 72 uur om een datalek te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerkersovereenkomst bij externe diensten

Gebruik je een extern alarmeringsplatform zoals ItelAlert? Dan ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is de aanbieder de verwerker. De AVG verplicht je een verwerkersovereenkomst te sluiten. Daarin staan afspraken over welke gegevens worden verwerkt, hoe ze worden beveiligd, en wat er bij beëindiging van het contract mee gebeurt. Een betrouwbare aanbieder heeft deze overeenkomst standaard beschikbaar.

Mag je zorgmedewerkers alarmeren op hun privénummer?

Dit is een vraag die in de zorg regelmatig speelt en waar AVG duidelijke grenzen stelt. Het antwoord is: ja, maar alleen onder strikte voorwaarden.

Privénummers van medewerkers

Je mag een privénummer van een medewerker alleen gebruiken voor crisisalarmering als daar een geldige grondslag voor is. Toestemming lijkt voor de hand te liggen, maar is in een arbeidsrelatie juridisch kwetsbaar: er is sprake van een machtsverschil, waardoor toestemming niet altijd als “vrij gegeven” wordt beschouwd.

Sterker is het om dit vast te leggen in een cao-afspraak, arbeidsovereenkomst of bedrijfsreglement, gecombineerd met een heldere uitleg over wanneer het nummer wordt gebruikt. Denk aan een specifieke bepaling: “Het privénummer wordt uitsluitend ingezet bij een calamiteit buiten werktijd waarbij directe bereikbaarheid vereist is.” Leg ook vast wat er met het nummer gebeurt als iemand uit dienst gaat: het moet direct uit het systeem worden verwijderd.

De “vitaal belang”-uitzondering

De AVG biedt een uitzondering voor situaties waarbij iemands leven direct in gevaar is: het vitaal belang. In zo’n acute crisis mag je zonder toestemming persoonsgegevens verwerken, ook een privénummer gebruiken, als dat noodzakelijk is om iemand te beschermen.
Maar let op: deze uitzondering geldt alleen bij een acute en concrete dreiging voor leven of veiligheid. Een algemene calamiteit of verstoring van bedrijfsprocessen valt hier in de meeste gevallen niet onder. Gebruik de vitaal belang-grondslag dus niet als vangnet voor elke situatie waarbij je snel wil kunnen alarmeren.

Conclusie

Privacy en veiligheid zijn geen tegenpolen. Een goed alarmeringssysteem vraagt om actuele, zorgvuldig beheerde gegevens,  precies wat de AVG ook vraagt. Bij ItelAlert helpen we je om alarmeringen AVG-proof in te richten, van verwerkersovereenkomst tot toegangsbeheer.

Vragen over de AVG en jouw alarmeringssysteem? Neem contact met ons op.